Dein Arbeitsalltag als Selbstständige*r oder Unternehmer*in steckt voller wiederkehrender Abläufe. Die meisten davon kosten dich viel Geld und Zeit. In der Regel sind es die kleinen Dinge, die mit deiner eigentlichen Arbeit direkt nichts zu tun haben. Dennoch sind sie wichtig für den Erfolg deines Produktes oder deines Unternehmens.
Als Business Managerin empfehle ich dir genau diese Prozesse und Abläufe zu automatisiert, sodass sie keine einnehmende Rolle in deinem Businessalltag spielen. Dafür ist Zapier das perfekte Tool.
Was ist Zapier?
Zapier ist ein Online-Tool, um unterschiedliche Webanwendungen miteinander zu verknüpfen und die damit einhergehenden Prozesse zu automatisieren. Im Gegensatz zu anderen Tools, brauchst du nicht für jede App oder Anwendung ein spezifisches Programm, um den Prozess dahinter zu automatisieren. Mit Zapier hast du ein Tool, mit dem du über 5.000 Apps miteinander verknüpfen kannst.
„Zapier, ein Programm, das wirklich alles kann: vom automatischen Veröffentlichen, Teilen oder Archivieren von Social Media-Postings über Rechnungen automatisch in ein Buchhaltungstool hochladen bis hin zu Kundendaten nachhaltig und Geschäfts-fördernd zu archivieren.“
Ein Beispiel: Du bekommst regelmäßig E-Mails mit Rechnungen im PDF-Format und musst diese eigentlich manuell in dein Buchhaltungsprogramm hochladen. Das läuft dann höchstwahrscheinlich etwa so ab: E-Mail-Programm öffnen, die PDF-Datei anklicken und herunterladen oder per Drag & Drop aus der E-Mail herausziehen, dein Buchhaltungsprogramm öffnen und dort abschließend die Rechnung hochladen und zuordnen.
Dank eines Filters erkennt Zapier, welche E-Mails eine Rechnung enthalten und welche in dein Buchhaltungsprogramm hochgeladen werden sollen. Diese Rechnungen transferiert Zapier via GoogleDrive oder OneDrive in dein Buchhaltungstool deiner Wahl.
„Mit Zapier können alle wiederkehrenden Prozesse oder Aufgaben automatisiert werden und müssen nie wieder händisch ausgeführt werden - so können Unternehmer*innen sich und ihre Mitarbeitenden entlasten und ihre Kosten senken.“
Für wen ist Zapier geeignet?
Zapier ist das perfekte Tool für alle, die bereits ein laufendes Business haben:
- hauptberuflich Selbstständige
- große Unternehmen
- Kleinunternehmen
- Freiberuflern
- Startups
Wichtig für den effektiven Einsatz von Zapier ist eine Grunddigitalisierung deines Business. Prozesse wie die Buchhaltung oder deine Dokumentenablage sollten beispielsweise bereits digitalisiert sein.
Außerdem sollten Effektivität und Prozessoptimierung sowie Automatisierung Ziele deines Unternehmens sein und du bereit in deine Unternehmen und dessen Maximierung deines Umsatzes zu investieren.
„Aufgaben, die gemacht werden müssen, jedoch nichts effektiv zum Kerngeschäft beitragen, sollten sich automatisch erledigen und nicht weiter Zeit, Nerven oder Geld fressen.“
Wie dir Zapier in deinem Business hilft mehr Umsatz zu generieren
Neben dem Senken deiner Kosten sowie der Entlastung deiner selbst und deiner Mitarbeitenden, hilft Zapier dir durch Automatisierungen und Digitalisierung alle Prozesse im Unternehmen nach und nach effektiver und zeitsparender zu gestalten.
So hast du mehr Zeit für deine Kernaufgaben sowie für die Weiterentwicklung deines Unternehmens und dein Privatleben.
Zeitgleich können du und deine Mitarbeitenden ebenfalls effektiver arbeiten und sich auf gewinnbringende Tätigkeiten konzentrieren.
„Marketing, Kundenservice, Produktherstellung und Buchhaltung sind wiederkehrende Elemente in jedem Unternehmensalltag und sollten automatisiert laufen.“
Wie funktioniert Zapier genau?
Es gibt sogenannte „Zaps“ – das sind automatischen Workflows. Durch diese werden die unterschiedlichen Apps miteinander verknüpft. Ein Zap setzt sich aus verschiedenen Elementen zusammen: dem „Trigger“, also dem Auslöser für eine Automatisierung, und die darauffolgende Aktion. Der Trigger sorgt also dafür, dass ein Prozess bzw. der Zap in Gang gesetzt wird.
Mit einem Single Zaps werden zwei Anwendungen miteinander verknüpft und so ein einfacher Prozess automatisiert.
Der Multi Zap dagegen bildet einen komplexeren Prozess mit mehr als zwei Tools ab, z.B. einen Onboarding-Prozess eines neuen Mitarbeitenden oder der Prozess hinter einem neuen Kundenkontakt.
Zapier hat dich überzeugt und du willst direkt starten? Mein Zapier-Experten-Realtalk:
Die Einarbeitung in Zapier ist sehr komplex und frisst insbesondere am Anfang sehr viel Zeit. Richtest du Zapier selbst ein, wird die Zeitersparnis, welche du durch die Automatisierung erreichst, wieder zunichtegemacht.
Doch kein Grund zur Sorge! Du kannst trotzdem von Zapiers-Möglichkeiten profitieren und deinem Business effektiver gestalten.
Als Zapier-Coach unterstütze ich dein Business bei der Automatisierung deiner Prozesse. In meinem Zapier-Check Up betrachten wir gemeinsam deine Business-Prozesse und analysieren dein Automatisierungspotenzial.
Gemeinsam legen wir fest, was du wie automatisiert haben möchtest. Danach gehst du wieder in dein Kerngeschäft zurück, während ich für dich diese Automatisierung einrichte. So bekommst du nicht nur eine effektive Automatisierung, die dir Arbeit abnimmt, sondern diese wird auch noch zeitsparend für dich eingerichtet. Der absolute Win für dich und dein Business!
Du willst dein Business mit der Automatisierung deiner Prozesse optimieren?
Aber… [Zapier-FAQ]
Bestimmte Prozesse, wie Marketing, Kundenservice, Produktherstellung oder Buchhaltung sind wiederkehrende Elemente in jedem Unternehmensalltag und können immer automatisiert werden. Welche Automatisierung konkret für dich und dein Unternehmen sinnvoll ist, finden wir gemeinsam im Zapier-Check Up heraus.
Als Zapier-Coach richte ich dir deine Wunsch-Automatisierung ein. Somit hast du zeitlich den minimalsten Aufwand. Hier eine Beispielrechung:
Wenn du jedes Jahr mit einem Stundenlohn von 85€ deine Rechnungen selbst aus deinen E-Mails in dein Buchhaltungstool hochlädst, verlierst du 3.060€ statt sie zu verdienen.
Die Einrichtung der dazu passenden Automatisation kostet dich einmalig 399€ netto.
Es gibt nichts, was es nicht gibt! Zapier kann nicht nur die über 5.000 Apps und Anwendungen miteinander verknüpfen. Es können auch externe Anwendungen integriert und verknüpft werden. Als Zapier-Expertin kann ich dich in einem Zapier-Check Up umfassend über die Möglichkeiten mit Zapier beraten und diese einrichten.
Das, was du beschreibst, klingt nach einem komplexen Multi-Zap. Diese sind in der Einrichtung komplexer, jedoch nicht unmöglich.
Meine Kundin Katja Fabry arbeitet beispielsweise mit KlickTipp und HubSpot. Bisher mussten alle Kontakte aus Klicktipp manuell in HubSpot übertragen werden.
Dank Zapier wird, sobald ein Kontakt in Klicktipp eingeht, dieser auch in HubSpot angelegt und danach automatisch eine Willkommensmail versendet.
In einem Zapier-Check Up berate ich dich gerne bezüglich der Möglichkeiten für dein Business.
Dein nächster Schritt in ein smartes Business mit mehr Zeit und mehr Gewinn
Damit du Zapier effektiv nutzen kannst, solltest du dir vorab darüber Gedanken machen, welche Prozesse es in deinem Unternehmen gibt und diese aufstellen. So kannst du die Prozesse nach und nach automatisieren.
Das hört sich aufwendig an und ich höre in Gedanken schon den ein oder anderen sagen: „Das ist ja so viel Arbeit und umständlich!“. Aber auf lange Sicht profitiert dein Unternehmen massiv davon!
„Routinearbeiten, die keinen Umsatz bringen, aber zwingend gemacht werden müssen, müssen automatisiert werden.“
Nach einer einmaligen Investition in deinen Zapier-Check Up sparst du langfristig Zeit und Kosten, Geschäftsprozesse werden optimiert, Fehlerquoten gesenkt und auch die Qualität deiner Prozesse verbessert sich deutlich.
